Међународно архивско саветовање „Архивска пракса 2012“ у организацији Архива Тузланског кантона и Друштва запосленика архива Тузланског кантона, одржано је 27. и 28. септембра 2012. у хотелу Тузла у Тузли, по 25. пут. Оно што ово световање издваја од осталих сличних јесте чењеница да је оно подједанко намењено како архивским радницима, тако и запосленим у регистратурама који раде са архивском грађом и регистратурским материјалом. У два дана и у три тематске сесије представљено је 49 радова аутора из Босне и Херцеговине, Хрватске, Македоније, Словеније, Словачке, Италије, Мађарске и Србије. Теме о којима се на овогодишњег Саветовања су биле:
- Образовање и едукација архивског кадра ( стање и перспективе).
- Стање и заштита регистратурне грађе ималаца који се налазе у фази статусних промена (стечај, ликвидација, приватизација, реорганизација ).
- Актуелна питања архивске теорије и праксе.
Сви радови су објављени у часопису Архива Тузланског кантона „Архивска пракса 15“.
Као слушалац сесије Заштита архивске грађе у настајању и слушалац и учесник сесије Актуелна питања архивске теорије и праксе скренућу пажњу на неколико питања која су ми се учинила актуелна и значајна за архивисте у Србији.
Јединствен је закључак да су проблеми заштите ахривске грађе у настајању, код стваралаца мање-више свуда слични. У зависности од ефикасности законских решења, њихове прецизности и свеобухватности разликују се и резултати у остваривању заштите. Примећена је шароликост у односу архива према ствараоцима архивске грађе у смислу одлучности архива да се испоштују процедуре и примени архивско законодавство. То опет највише зависи од самог архивског законодавства, односно од обима надлежности које су дате архивима, односно службеницима архива који врше надзор над над заштитом архивске грађе ван архива. Лични утисак је да овај сегмент зависи и од самих запослених у архивима, односно њихове одлучности у спровођењу мера. (Најштетнија је опција прављења компромиса са ствараоцима у смислу неједнаких аршина за све.) У смислу заштите архивске грађе ван архива, дакле код стваралаца уочена је неопходност „обухватања“ различитим видовима обуке и едукације архивара који раде у архивама стваралаца архивске грађе. Свуда је присутан проблем да се у архивама предузећа, установа, па и државних органа врло често постављају кадрови по казни, или вишкови запослених, а који се због увреженог става да је архива најниже радно место врло често односе незаинтересовано и безвољно. Наравно, то врло често зависи и од самог појединца, али ради подизања угледа тог кадра неопходно је да их архиви као установе заштите ставе под своје „окриље“, да их укључе у друштва и удружења архивских радника, придају им значај и на тај начин подигну њихову важност и кредибилитет у установама у којима раде, да посвете пажњу њиховој едукацији и самим тим „уложе у будућност“ и стваралаца архивске грађе и самих архива.
Проблем са смештајним простором је хронични проблем архива у целом региону, јер се количина архивске грађе и регистратурског материјала увећала како већом продукцијом „живих“ регистратура, тако и великим приливом угашених регистратура услед стечаја, ликвидације, а као последица транзиционог периода. Став је неких архива да се архивска грађа мора по сваку цену преузимати, чак и у условима када не постоји могућност за њено адекватно збрињавање. То може бити аксиом када је у питању архивска грађа регистратура које се гасе, али то не мора бити случај са регистратурама које су и даље активне, пре свега органима власти, судовима и сл. У њиховом случају, а због ограниченог простора архиви могу предвидети у складу са важећим прописима у својој земљи и периодично, односно одложено преузимање грађе која је доспела за прелазак у архив. Ствараоцима се мора наметнути обавеза да су дужни да своју архивску грађу чувају без обзира што је она доспела за преузимање у надлежни архив.
Пракса да се архивима периодично-једном годишње доставља препис архивске књиге још увек није заживела, не само у Србији, него и у окружењу. Архиви имају проблеме са ствараоцима архивске грађе и документарног материјала у том смислу, па се поставило и питање сврсисходности пописивања и архивске грађе и регистратурског материјала који настаје код стваралаца. Чуло се и мишљења да се превише бавимо регистратурским материјалом, а да се пажња мора посветити архивској грађи. То је тачно, међутим, документ постаје архивска грађа издвајањем из регистратурског материјала, те се та чињеница не може занемарити. Такође, постојањем пописа целокупне „продукције“ докумената једног ствараоца стиче се увид у њен рад и целокупан живот. Да не говоримо о значају архивске књиге у случају уништења архивске грађе, јер у том случају је архивска књига једини траг о ономе што је постојало.
Растући број нових правних субјеката и све већа продукција архивске грађе наводе на потребу валоризовања регистратура у којима ће се вршити надзор, као и периодичности и рокова у којима се тај надзор врши од стране архива. Немогуће је услед мањка запослених кадрова вршити сталну, континуирану и свеобухватну контролу над великим бројем стваралаца архивске грађе. Колеге из Словеније су тај проблем решиле запошљавањем већег броја радника у спољној служби и њихово „остручавање“ за посебне врсте стваралаца (управа, судство, здравство итд.). Како је у Србији то мало изводљиво услед стагнирања, односно смањивања броја запослених у архивима, потребно је наћи друге начине. Потребно је извршити од стране архивиста ново вредновање важности стваралаца архивске грађе за чување њихове документације у архиву. Тим проблемом би требало да се бави и Закон о архивској грађи и архивској служби Републике Србије који је годинама у најави.
Архиви у свом послу не могу остати изоловани у колико желе да буду у току са активностима стваралаца над којима су дужни да врше надзор. У том смислу архиви и законодавство морају радити на повезивању архива са сродним установама (Агенцијом за привредне регистре, Агенцијом за приватизацију, Привредним судовима и другим државним органима) којима архиви морају бити равноправни партнери у заштити архивске грађе и свих оних права и обавеза која проистичу из тога, како за државу, тако и појединца.
Једно од питања из ове обасти било је посвећено и заштити медицинске документације. У том смислу Архиви у Србији немају јединствен став (а требало би). Ова врло значајна и специфична документација врло често је код стваралаца неадекватно третирана, уништавана, а уколико се због потреба њеног „спашавања“ иста преузме у архив, ахривски радници се сусрећу са мноштвом проблема. Као први проблем јавља се непостојање адекватне Листе категорија са роковима чувања. У издању Архива Србије, сада већ давне 1995. године појавила се студија „Заштита и валоризација медицинске документације“ (аутори Милић Ф. Петровић, prim. dr Славољуб Станојевић и mr sci. Љубинка Марчетић) којом су дате одређене смернице и препоруке. Међутим, те добре и корисне препоруке је требало касније разрадити у више сегмената (нпр. дефинисати у сарадњи са медицинским особљем, што прецизније које ће се историје болести чувати трајно, односно краће, као и рокове чувања), дефинисати облике сарадње медицинских установа и архива у погледу заштите архивске грађе како оне која је у архивима, тако и оне која је још увек у медицинским установама (нпр. у смислу обавезе медицинског особља да примењује Листу категорија тако што ће на самим историјама болести назначити рок чувања који је предвиђен Листом, па архивски радници у архиву, односно код ствараоца неће имати проблем са идентификовањем архивске грађе, односно одређивањем рокова чувања, излучивањем безвредног регистратурског материјала, итд.).
У оквиру другог дана саветовања изложено је више радова који говоре о проблему компјутеризације пословања и дигитализације архивске грађе, односно о њеним предностима и недостацима (у овом случају више о недостацима). Са једне стране уочен је проблем неусаглашености електронског пословања и архивске делатности. Компаније које се баве производњом софтвера не сарађују (бар није до сада изнет у јавност неки облик сарадње) са архивима као установама директно заинтерсованим за квалитет канцеларијског-електронског пословања регистратура. Архиви се у процесу израде тих софтвера не намећу као чинилац без кога квалитетан софтвер не може настати, а бити у складу са прописима. По овом питању треба остварити троструку сарадњу између регистратуре, софтверске куће и архива који само заједно, међусобно сарађујући, могу израдити квалитетна решења прихватљива свима (нешто од тога предвиђено је и у Предлогу закона о архивској грађи и архивској служби Р Србије, али шта и у ком обиму ће моћи бити реализовано остаје питање). Са друге стране процес компјутеризације, односно дигитализације у архивима је посао у који су архиви ушли ради заштите архивске грађе од прекомерне употребе и повећања доступности исте, а како ти послови одмичу, све више се уочавају проблеми. У радовима на овом Саветовању су презентована лоша искуства са губитком података, набавком адекватне опреме, софтвера за претраживање, итд. Дигитализација свакако јесте један од добрих начина заштите архивске грађе од пропадања, али је скопчана и са многим проблемима. То је скуп и захтеван посао који мора бити пре свега добро осмишљен и стандардизован да би био успешан. Оно што није помињано као облик заштите архивске грађе, а који је још увек непревазиђен јесте микрофилмовање. Да ли се оно подразумева, или занемарује, остало је нејасно. Сматрам да се у циљу потпуне и квалитетне заштите архивске грађе мора уједно ићи и на један и на други облик заштите, дакле и дигитализација и микрофилмовање.
Оно што такође посебно штити архивску грађу, а чему се можда не придаје довољна пажња и значај, јесте израда и дигитализација што квалитетнијих евиденција о архивској грађи, што детаљнијих инвентара и описа архивске грађе. Не треба нам бољи облик заштите архивске грађе ако фонд/збирку средимо и обрадимо, израдимо инвентаре/пописе/описе и учинимо их доступним корисницима (у штампаном, електронском облику или путем интернета). Корисник ће тачно пронаћи документа (предмете) који га интересују те се на тај начин остатак грађе штити од хабања. Дакле, архиви треба да иду у правцу што квалитетније сређености архивских фондова, њихове обраде и описивања у складу са међународним стандардима описа, као и што шире доступности на интернету евиденција, инвентара и описа. У прилог томе говорили су и радови аутора на Саветовању који су скренули пажњу на неопходност веће присутности архива на интернету и већу искоришћеност његових потенцијала у корист архива.
Недавно је на фејсбук страници Архивистике објављен стикер са текстом „Бидите добри према архивистима, да вас не избришу из историје.“ Тај стикер и неки од реферата са Саветовања навели су ме на размишљање о својеврсном монополу који архивисти имају над „креирањем“ историје и одговорности која из тога произилази. Архивисти морају водити рачуна о објективном приказивању историјске истине кроз документа, инсистирати на целовитости фондова, на контексту у коме је одређена архивска грађа нестала и другим чиниоцима који утичу на могуће формирање става о неком проблему у будућности. Свако „извлачење“ докумената из контекста, из оквира фонда у коме је исти настао, без сагледавања историјског тренутка, социјалних, политичких, културних и других прилика у коме одређени документ настаје, представља, без обзира на намере, манипулисање историјом и историјским мишљењем. С тога је на архивистима, а на то нас и Етички кодекс архивиста упозорава велика одговорност, те се сви ми морамо стално преиспитивати и вагати и изнова вредновати свој рад.
Дакле, ово су нека лична разматрања и ставови произашли из учешћа на овом Саветовању, а о којима би могло још много да се дискутије. Ништа од наведеног не представља ничији званичан став, чак ни писца ових редова (јер сам и сама спремна да чујем и прихватим и друга мишљења), већ само део размишљања и промишљања о темама о којима тек треба да се дискутије. Надам се да ћемо ускоро, бар о неком од ових питања и тема, расправљати на неком саветовању које би организовали Архив Србије, Архивистичко друштво Србије или бар неки од архива у Србији.
arhivistika 